Apparaatskosten

In deze paragraaf wordt op basis van afwijkingen gerapporteerd over de voortgang van de prestaties, dat wil zeggen als de prognose afwijkt van de Burap 2018. Daarnaast wordt gerapporteerd over de personele kengetallen en verplichte kengetallen uit de BBV zoals ook opgenomen in de Begroting 2018.

1   Onze mensen en middelen

Inwonertal afkomstig uit CBS – inwonertal per 1 januari 2018

Formatie en bezetting
Het aantal toegestane formatieplaatsen is gestegen met 33 fte naar 1.265 fte. De belangrijkste reden voor toename is de omzetting van (programma)budget en budget voor inhuur naar formatieplaatsen.
Bij het Ingenieursbureau is ca. 8 fte omgezet (domein Stedelijke ontwikkeling). Bij Kennis en Expertise (domein Stedelijke ontwikkeling) is voor reeds toegekend formatiebudget vertaald in omgerekend ca. 8 fte aan formatieplaatsen. Bij het Jongerenloket (domein Maatschappelijke ontwikkeling) zijn subsidiegelden (Voorkomen Schooluitval en RMC Kwalificatieplicht) omgezet naar formatiebudget voor omgerekend ca. 7 fte formatie. De overige wijzigingen betreffen meerdere kleinere budgetwijzigingen.

De bezetting is per saldo gestegen met 25 fte van 1.129 fte (bij Burap) naar 1.154 fte.
Het aantal personeelsleden is per saldo gestegen met 31 personen van 1.222 personen naar 1.253 personen.

De belangrijkste reden voor de stijging in bezetting is het vervangen van externe inhuur door medewerkers met een tijdelijk of vast dienstverband. Dit is voorgekomen bij het Callcenter (ca. 3,5 fte), de sectoren Middelen en in vrijwel het gehele domein Maatschappelijke Ontwikkeling. Daarnaast zijn ook vacatures ingevuld die ten tijde van de Burap nog niet vervuld waren.

Per peildatum 30 september 2018 is het verschil tussen het aantal toegestane formatieplaatsen (1.265 fte) en de bezetting in fte (1.154) 111 fte. Deze formatieruimte wekt de indruk dat er net zoveel vacatures openstaan. Dat is niet het geval. Naast openstaande vacatures waarvoor de werving loopt, hebben we ook te maken met uitstroom van medewerkers zónder dat de vrijgekomen formatieplek per direct als vacature wordt opengezet.  Voorts is formatieruimte budget om o.a. uitloopschalen, toelagen en bijvoorbeeld stagevergoedingen uit te bekostigen. Als laatste noemen we nog op dat de gepresenteerde cijfers gebaseerd op een peildatum. Het gaat hier dus om een momentopname.

Verzuim
Ondanks alle inzet blijft het verzuim hoog, namelijk 6,2% t.o.v. het streefcijfer verzuim van 5,2%.
De inspanningen die hierop worden verricht, moeten gaan leiden tot een lager verzuim. De initiatieven om het verzuim terug te dringen worden verhevigd ingezet en hebben de volle aandacht van het management.
Het gaat hier om initiatieven als het verbeteren van processen in samenwerking met de Arbodienst, het investeren in intervisie en het aantrekken van extra expertise om leidinggevende te ondersteunen op dit terrein.

Boventallige medewerkers
We beperken het aantal boventalligen door goede samenwerking en sturen op mobiliteit door leidinggevenden, P&O en medewerkers. Hierdoor blijft het aantal boventallige medewerkers in 2018 beperkt tot 1.

2   Toelichting op de tabel Capaciteitskosten

Capaciteitsbudget
Zaanstad kent verschillende budgetten voor personele inzet. Het capaciteitsbudget bestaat uit salarisbudget (gebaseerd op het aantal toegestane formatieplaatsen x normbedragen) en inhuurbudget.
Het gaat hier om inhuurbudget t.b.v. ziekte/vacatures en inhuurbudget t.b.v. flexibele schil (piek).

Tussen het salarisbudget en de inhuurbudgetten vinden gedurende het jaar verschuivingen plaats.

Inhuur externe expertise
Naast de inhuur voor ziekte en vacatures en de inhuur voor de flexibele schil is er nog een derde inhuur- categorie, te weten externe expertise.  Externe expertise maakt geen deel uit van het capaciteitsbudget en wordt bekostigd uit overige budgetten zoals programmabudgetten, subsidies of investeringen.

De inhuur wordt aan het begin van het jaar beperkt begroot. Inhuur vanwege ziekte en vacatures is moeilijk te  voorspellen en bovendien wordt lang niet altijd voor de gehele periode vervangen c.q. ingevuld. Ondanks de uitgesproken ambitie om voor 2018 inhuurkosten ruim van te voren te begroten, blijkt dit in de praktijk lastig.

Het niet ruim van te voren begroten van inhuurkosten zorg voor grote verschillen tussen raming van inhuurkosten en de gerealiseerde inhuurkosten. Dit wordt zichtbaar in onderstaande tabellen.
Op dit moment onderzoeken we de mogelijkheden om de sturing op het juist en tijdig begroten van inhuurkosten te verbeteren, zodat er realistischer begroot wordt en het verschil tussen begrote inhuurkosten en gerealiseerde inhuurkosten vermindert.

Tabel capaciteitskosten

*)    Salariskosten is exclusief B&W en Raad en inclusief salariskosten van boventalligen. De salariskosten van boventalligen    
     zijn niet begroot. Voor deze salariskosten  is een voorziening gevormd. De salariskosten én de ontvangen baten door
     detacheringen van boventalligen worden verrekend met deze voorziening.    

Toelichting op het totaal capaciteitsbudget
De begroting op het capaciteitsbudget is aangepast op grond van een reële inschatting van salaris- en inhuurkosten voor 2018.

Het totaal capaciteitskosten komt per saldo € 2,1 mln. hoger uit dan bij de Burap is gepresenteerd. In het saldo van € 2,1 mln. is ca.  € 0,9 mln. aan niet begrote cao-verhoging opgenomen en ca. €1,2 mln. aan extra inzet in de vorm van externe inhuur.  Het verschil van € 2,1 mln. wordt gedekt uit het Transformatiebudget (Slim investeren) (€ 0,7 mln.), de rijksbijdrage RMC ter voorkoming van schooluitval (ca. € 0,5 mln.), de reserve Invoering Omgevingswet (€ 0,4 mln.) en voor het resterende deel ad. € 0,5 mln. uit o.a. City deal inclusieve stad overige budgetten t.b.v. projecten in het maatschappelijk domein.

In de Burap is aangegeven dat er mogelijk een tekort van € 0,5 mln. zou ontstaan op de uitvoeringsorganisatie in het domein Maatschappelijk ontwikkeling. Als gevolg van incidentele voordelen verwachten we dat dit nadeel niet meer gemeld hoeft te worden. Dit is het gevolg van het beperken van inhuur, het niet direct opvullen van vacatures en de inzet van programmabudget zoals aangegeven.

Salariskosten
De salarisbegroting is bij de Narap geprognosticeerd op € 83,2 mln voor salaris(gerelateerde) kosten, waaronder uitloopschalen en toelagen.
Ten opzichte van de Burap is er ca. € 5,2 mln. overgeheveld naar inhuurbudgetten t.b.v. ziekte/vacature en flexibele schil conform de werking van het capaciteitsbudget. Het voordeel m.b.t. het vervallen van de premie voor WGA/Hervattingskas, zoals benoemd in de Burap 2018, is meegenomen in de totalen.

Met de invoering van een nieuwe begrotingsmethodiek worden in 2019 stappen gezet naar het reëler begroten van salariskosten.  Hierdoor zal de salarisbegroting en de werkelijke salariskosten dichter bij elkaar komen.

Tabel externe inhuur   

Externe inhuur
In de voorjaarsrapportage 2018 is aangegeven dat in de organisatie stappen worden gezet om de externe inhuur te beperken. Zo is er o.a. een nieuwe beleidslijn externe inhuur vastgesteld waarbij het uitgangspunt is dat structureel werk wordt uitgevoerd door vaste medewerkers. Er wordt ingehuurd als er sprake is van langdurig ziekteverzuim, piekbelasting of voor een specifiek specialisme.

De omslag van vermindering van inhuur door meer medewerkers een tijdelijk of vast dienstverband te geven is ingezet. Het aantal fte aan externe inhuur is sinds april 2018 per saldo met ca. 35 fte gedaald, terwijl de som van het aantal tijdelijke en vaste contracten min of meer evenredig stijgt. Het streven van de organisatie naar vermindering van inhuur wordt zichtbaar. Formatieruimte wordt vervuld met tijdelijke/vaste medewerkers. De ingezette lijn op vermindering van inhuur ten gunste van vaste/tijdelijke aanstelling zet vooralsnog door. Krapte op de arbeidsmarkt en de groeiende stad in zowel omvang als opgaven maken dat verdere afname van externe inhuur een uitdaging is. Niettemin blijft de aandacht voor beperken van externe inhuur onverminderd groot.

Het (financieel) effect van deze inhuurbeperkende maatregelen wordt in de tweede helft van het jaar zichtbaar.
Zoals de prognose laat zien, vallen de werkelijke inhuurkosten naar alle waarschijnlijkheid iets lager uit dan vorig jaar, omdat we sturen op het aannemen van medewerkers op plekken waar sprake is van structureel werk.

Het blijft een uitdaging om de inhuur terug te dringen. Naast inhuur voor ziekte/vacatures en voor een flexibele schil is ook krapte op de arbeidsmarkt een reden van inhuur. Hiervan is sprake bij technische functies en bij specialistische functies. We vinden dat terug bij Openbare ruimte, MAAK.Zaanstad maar ook bij andere onderdelen in de organisatie waar juridische, fiscale en ICT-functies moeilijk te vervullen zijn.

Daarnaast is er extra inhuur nodig geweest voor de verdere opstart en uitvoering van het programma Ondermijning en de benodigde extra inzet binnen het Vergunningencentrum (domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening). Voor sommige vakgebieden geldt dat externe inhuurkrachten niet de overstap willen maken naar een dienstverband, omdat externe bureaus betere arbeidsvoorwaarden bieden.

Om toch aan het juiste personeel te komen worden innovatieve wervingsmethoden ingezet, zoals werving via sociale media en de organisatie van wervingsevents om onze doelgroep kennis te laten maken met het uitdagende werk in Zaanstad. In januari 2019 wordt zo’n in het oog springend wervingsevent georganiseerd. Centraal thema is MAAK.Zaanstad, de groei van de stad.

Zoals afgesproken in de voorjaarsrapportage wordt strakker gestuurd op personele kosten en inhuurkosten. De druk op de organisatie om met de bestaande mensen en middelen te werken aan de opgaven van de stad en de taken uit te voeren in de reguliere dienstverlening en bedrijfsvoering is groot. Prioritering is en blijft belangrijk.

3   Salarisontwikkeling

Salaris en Individueel Keuzebudget (IKB)
In november 2018 starten de eerste gesprekken over een nieuwe cao voor de periode 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019.